RAPORT DE EXPERTIZĂ

Privind activitatea administratorului şi cheltuielile firmei

„CASTOR & POLUX  SRL”

în perioada 1.12.2005 – 30.06.2007[1]

1. Obiectul, baza legală şi data expertizei

Obiectul acestui Raport îl constituie verificările, analiza şi expertiza contabilă extra-judiciară a activităţii firmei menţionate mai sus, pentru perioada 1.12.2005 – 30.06.2007, privind:

-         Stabilirea sarcinilor, atribuţiunilor şi responsabilităţilor administratorului general (unic) DAH (în absenţa unor prevederi specifice exprese în actele de constituire, organizare şi funcţionare a firmei), a modului şi gradului de îndeplinire a acestora;

-         Analiza volumului, structurii, destinaţiei, realităţii, necesităţii, oportunităţii, economicităţii şi legalităţii cheltuielilor pe perioada menţionată.

Baza legală a întocmirii acestui Raport este reprezentată în principal de următoarele acte normative:

-         Legea nr. 31/1990, a societăţilor comerciale, modificată, completată şi republicată la zi;

-         Legea contabilităţii nr. 82/1991, modificată, completată şi republicată la zi;

-         OMFP nr. 1.752/2005 pentru aprobarea reglementărilor contabile conforme cu directivele europene;

-         Ordonanţa Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activităţii de expertiză contabilă şi a contabililor autorizaţi, cu modificările şi completările la zi.

Data expertizei este considerată în mod convenţional-contabil 30.06.2007, verificările, analizele şi expertiza propriu-zise desfăşurându-se în perioada 14.06 – 30.09.2007 la sediul societăţii, în strânsă corelaţie cu necesităţile şi posibilităţile de informare a Experţilor, cu disponibilitatea reprezentanţilor Beneficiarului (asociaţi, administrator, contabil) precum şi cu calendarul legal al întocmirii şi prezentării raportărilor financiare periodice (bilanţ la 30.06.2007). Prezentul Raport a fost definitivat şi redactat în perioada 1 – 22.10.2007.

2. Beneficiarul, scopul şi destinatarul expertizei

Beneficiarul acestei lucrări este firma „CASTOR & POLUX SRL”, cu sediul social în Bucureşti, număr de înregistrare Oficiul Registrului Comerţului Bucureşti J40/XXXX/2001, Cod fiscal RO XXXXXX.

Scopul expertizei este detectarea unor deficienţe în activitatea de administrare şi modul de efectuare a unor operaţiuni ale firmei, după cum s-a arătat la pct. 1 de mai sus.

Destinatarul lucrării este Adunarea Generală a Asociaţilor firmei, formată din:

-         DAH (40% din părţile sociale);

-         FC (20%);

-         DB (20%);

-         FŞM (20%).

3. Executantul lucrării de evaluare, natura relaţiei sale cu Beneficiarul şi poziţia sa faţă de Beneficiarul şi Destinatarul lucrării

Executantul lucrării este ND, expert evaluator economico-financiar, membru activ CECCAR (carnet nr. XXXXX/2002) împreună cu SK, expert contabil, membru activ CECCAR (carnet nr. XXXX/2000).

Natura relaţiei dintre Executant şi Beneficiar este contractuală (Comanda-contract nr. 86/13.06.2007 şi Actul adiţional nr. 1/4.07.2007).

Faţă de Beneficiar şi Destinatar, precum şi faţă de asociaţi, Executantul lucrării are calitatea de expert neutru independent.

4. Constatările şi concluziile expertizei

Constatările acestei expertize sunt bazate pe date, documente şi fapte reale şi verificabile, iar  concluziile sunt trase cu bună-credinţă, într-un mod imparţial, obiectiv, profesional, echilibrat şi constructiv,  în acord cu poziţia Experţilor faţă de reprezentanţii Beneficiarului, cu natura relaţiei contractuale dintre părţi şi cu toate normele legale, etice şi profesionale aplicabile.

În ceea ce priveşte activitatea administratorului DAH, prin raportare la sarcinile, atribuţiunile şi responsabilităţile sale legale (a se vedea în acest sens Anexa nr. 2 la prezentul Raport), apreciem că acesta şi le-a îndeplinit în mică măsură, provocând astfel mari pagube, grave tensiuni şi confuzii, precum şi serioase perturbări ale activităţii firmei, după cum se va arăta mai departe.

Referitor la sarcinile, atribuţiunile şi responsabilităţile sale legale principale, apreciem că administratorul le-a neglijat şi le-a îndeplinit în mod defectuos, prin:

-         Ne-ţinerea  registrelor firmei (al asociaţilor, registrele contabile – registrul unic de control, registrul inventar, etc.);

-         Ne-convocarea AGA ordinară în vederea analizării şi aprobării bilanţului anual şi a contului de profit şi pierdere pentru exerciţiile financiare 2005 şi 2006;

-         Ne-întocmirea raportului anual de gestiune şi în consecinţă ne-supunerea acestuia aprobării AGA ordinare în vederea obţinerii descărcării de gestiune;

-         Ne-semnarea bilanţurilor şi celorlalte documente ale raportărilor financiare periodice şi depunerea lor la organele fiscale numai pe semnătura contabilului;

-         Ne-obţinerea aprobării AGA ordinare pentru calculul şi repartizarea profitului net, inclusiv a dividendelor cuvenite asociaţilor;

-         Ne-organizarea evidenţei tehnico-operative şi contabile privind mişcarea autovehiculelor firmei, consumul de combustibil şi justificarea acestuia, prin foi de parcurs, norme de consum, înscrierea datelor firmei şi autovehicului pe bonurile de combustibil,  etc.;

-         Ne-ţinerea evidenţei şi gestionarea necorespunzătoare a documentelor tipizate cu regim special (carnete – facturier, chitanţiere, fişe de inventar, ordine de plată - OP, etc.); de exemplu, unele ordine de plată nu sunt numerotate, există un OP nr. 2/8.01.2006, un OP nr. 1/17.01.2006, un OP nr. 2/4.08.2006, un OP nr. 1/29.12.2006, două OP nr. 10 (unul emis pe 25.01.2006 iar celălalt pe 12.02.2006), iar între ele numeroase alte OP-uri numerotate până la nr. 65 – 70 pe an – rugăm consultaţi în acest sens Anexa nr. 4;

-         Admiterea şi/sau introducerea în evidenţe a numeroase documente justificative în copie xerox (facturi, chitanţe) sau a unor chitanţe fără facturi;

-         Efectuarea de cheltuieli în favoarea altui agent economic (de exemplu, pentru „Fundaţia Naţională de Încurajare a Dezvoltării Intensive” Bucureşti: chirie, întreţinere, cheltuieli telefon şi Internet, etc.);

-         Delegarea de facto a unor atribuţiuni ale administratorului altor persoane (RFN), fără aprobarea AGA, ceea ce a condus la tensiuni în cadrul firmei, perturbări grave ale activităţii, efectuarea unor cheltuieli în interes personal, etc.;

-         Dispunerea unor operaţiuni financiare (cheltuieli/plăţi, inclusiv prin cardul bancar al firmei) fără aprobarea AGA şi efectuarea unor cheltuieli voluptorii (inoportune, neeconomicoase, nenecesare, nelegale, etc. în general în interes personal) în sume mari;